Perencanaan : Training Need Analysis

Menganalisa kebutuhan training bukan sekedar masalah menemukan apa yang dibutuhkan dan kemudian memenuhinya. Analisa Kebutuhan Identifikasi Training (Training Need Identify Analysis) atau lebih dikenal dengan sebutan TNIA atau TNA (Training Need Analysis) merupakan suatu metode yang sistematis untuk menemukan perbedaan antara kondisi kerja yang aktual (what is) dengan kondisi kerja yang diinginkan (what should do) di dalam suatu organisasi atau suatu tim kerja yang mencakup pengetahuan, keterampilan, dan sikap (Tafe, 1993).

Dalam TNA ini idealnya akan terjawab pertanyaan-pertanyaan mendasar seperti:

• Apa latar belakang yang mendasari diadakannya training, misalnya untuk membekali peserta dengan skill tertentu yang dinilai penting pada saat itu. 
• Output seperti apa yang diinginkan  setelah training.
• Peserta berasal dari kalangan seperti apa dan berapa jumlahnya, hal ini berpengaruh pada penentuan metode yang tepat dalam training. Karena tidak sama metode training yang digunakan untuk mengelola orang dewasa dengan remaja misalnya.
• Karakter dan budaya organisasi yang berlaku seperti apa.

Tips Mendapatkan Perhatian Peserta Training

Dalam pelatihan, instruktur juga hendaknya mampu mengelola forum dengan penampilan yang memukau. Penampilan yang memukau dapat dilihat dari:

1.   Intonasi suara yang pas
    Instruktur membawakan materi yang dipresentasikan dengan suara yang jelas, artikulatif, dan dengan intonasi yang dinamis serta irama yang pas (tidak terlalu cepat dan tidak terlalu lambat).

2.   Body language

Instruktur melibatkan gerakan tubuhnya secara optimal. Ia akan menatap semua titik audiensnya dengan tatapan yang proporsional dan penuh percaya diri. Ia akan menggerakkan tangannya jika diperlukan untuk memberikan penekanan pada bagian tertentu presentasinya. Ia akan bergerak dan mengeksplor ke segenap sudut secara pas dan energik untuk memastikan semua peserta merasa terlibat dalam proses presentasi yang disampaikan.

3.  Teknik penyampaian materi

Dalam menyampaikan bahan presentasi dilakukan dengan runut atau sistematis, dan kemudian secara maksimal, diselipkan beragam ilustrasi, kisah atau anekdot untuk membangun antusiasme peserta. Penyampaian yang runut dan sistematis akan membuat peserta mudah mencerna apa yang disampaikan dan bergairah mendengarkan presentasi.

4.   Interaktivitas dengan peserta 
     Instruktur tidak larut dalam dunianya sendiri dan terus berbicara tanpa peduli dengan minat peserta, dengan membangun sebuah monolog satu arah yang tidak merangsang sebuah interaksi yang dialogis. Instruktur selalu memberikan jeda untuk mendorong para peserta agar mau berbagi pemikiran/gagasan.

Skill yang harus dimiliki Instruktur

Untuk menjadi seorang instruktur tentunya harus memiliki kompetensi khusus, baik kemampuan konseptual (kognisi), kemampuan teknis (psikomotor) maupun kemampuan moral (afektif). Hal ini diperlukan agar instruktur mampu:

• Membuat peserta mendengarkan apa yang instruktur katakan (atau melihat apa yang instruktur tunjukkan kepada mereka).
• Membuat peserta memahami apa yang mereka dengar atau lihat.
• Membuat peserta menyetujui apa yang telah mereka dengar (atau tidak menyetujui apa yang instruktur  katakan, tetapi dengan pemahaman yang benar).
• Membuat peserta mengambil tindakan yang sesuai dengan maksud instruktur, dan maksud instruktur bisa mereka terima.
• Memperoleh umpan balik dari peserta.

Selain itu, beberapa skill umum yang harus dimiliki seorang instruktur adalah:

1.       Mampu menyampaikan gagasan dalam bahasa  
        yang mudah dicerna

2.       Mampu menjadi pendengar yang baik

3.       Mampu memimpin dan memberikan motivasi

4.       Percaya diri namun tidak mendominasi

5.       Memiliki pengalaman dan mengerti masalah peserta

6.       Memiliki keinginan untuk belajar dari peserta

7.       Memiliki keinginan untuk membangun kemampuan secara individu

8.       Komitmen pada gender dan peluang yang sama

9.       Mendorong rasa percaya diri peserta

10.    Mendorong peserta untuk aktif

Innstruktur vs Trainer

Instruktur berasal dari kata instructor dengan asal kata instruction. Secara bebas maka kata itu dapat diartikan sebagai orang yang memiliki kekuasaan untuk memberikan instruksi (perintah). Instruktur disini harus didengar, dipatuhi dan dikuti. Istilah ini lebih memiliki kesan otokrasi yang bernuansa top down. Namun pada beberapa lembaga istilah ini sudah mengalami pelemahan arti dari maksud yang disebutkan di atas.

Pelatih berasal dari kata latih yang merupakan terjemahan dari kata Trainer. Secara sederhana kata ini dapat diartikan sebagai orang yang ikut serta secara partisipatif dengan aktifitas peserta pelatihan. Istilah pelatih lebih mencair dengan kondisi peserta, sehingga jarak antara peserta dan pelatih terkesan lebih akrab tanpa harus menghilangkan kredibilitas pelatih tersebut. Dengan suasana keakraban yang diciptakan, maka diharapkan materi yang disajikan selama pelatihan dapat diserap peserta dengan lebih baik.

Training adalah...

 

Secara umum training dapat didefinisikan sebagai proses pengalaman belajar yang terstruktur untuk meningkatkan pengetahuan, sikap dan keterampilan (terstruktur: jadwal, materi, metode, evaluasi, dll). Dalam literatur, training adalah proses transformasi informasi dari seseorang yang dinilai ahli di bidangnya kepada orang lain yang membutuhkannya. Dengan proses transformasi itu diharapkan ada perubahan pada tingkat pengetahuan (knowledge), sikap (attitude), dan perilaku (behavior) seseorang.

Training merupakan fasilitas untuk memunculkan kesadaran learning pada individu. Learning adalah munculnya kesadaran individu untuk mengubah dirinya ke arah yang lebih baik berdasarkan informasi, pengetahuan, dan pengalamannya. Learning merupakan proses changing people. Jadi, proses pelatihan ini bukan hanya untuk sekedar agar orang tahu, terampil dan bisa, tapi juga paham, sadar dan mau melaksanakan yang apa telah mereka ketahui. Ketika training hanya untuk training, biasanya akan menjadi agenda seremonial yang hanya berdampak temporer bagi organisasi.


Ada beberapa hal mengapa training sangat perlu dilakukan, antara lain :

1. Meningkatkan pengetahuan anggota atau pengurus dalam sebuah organisasi
2. Memberikan pelatihan mengenai skill tertentu yang harus dimiliki oleh individu
3. Mempersiapkan anggota organisasi untuk menerima dan bekerja lebih efektif satu sama lain, dan lain sebagainya.